Cechy dysfunkcjonalnego zespołu

Jeżeli zainteresował Cię ten temat, to zapraszam na „Kurs Umiejętności Menedżerskich.”

Poniżej znajduje się transkrypt nagrania:

Osiem cech dysfunkcjonalnego zespołu. Dysfunkcjonalnego czyli takiego, który funkcjonuje źle.

Według Johna Bradshawa jest osiem cech takiego zespołu, który nie funkcjonuje dobrze. Bez względu czy to jest firma, czy to jest rodzina, małżeństwo, para, kościół, fundacja, stowarzyszenie, cokolwiek gdzie współpracuje dwoje ludzi. 

Za pomocą tego wpisu, możesz dokonać takiej bezpłatnej diagnozy zespołu w którym jesteś, lub który prowadzisz. 

Będę po kolei wymieniał i omawiał te osiem cech. Ty możesz przy każdym z tych punktów postawić własną ocenę w skali od 1 do 5. 

Przy czym każda z cyfr oznacza:

5 – to bardzo dotyczy mojego zespołu

4- dotyczy to mojego zespołu

3- przeciętnie dotyczy to mojego zespołu

2- prawie nie dotyczy to mojego zespołu

1- nie dotyczy to mojego zespołu.

Staraj się jak najmniej wstawiać 3. Jako ludzie czasami mamy takie tendencje, żeby uogólniać i mówić “przeciętnie”

Oto osiem cech:

1.Nadmierna kontrola

Warto zrobić tu pewne wyjaśnienia dla lepszego zrozumienia.

Potrzebny jest pewien rodzaj kontroli, np. kiedy szef po raz pierwszy zleca komuś jakiś zadanie, wtedy potrzebuje przyjrzeć się jak to zadanie jest wykonywane. Krótko mówiąc potrzebuje delegować ale nie abdykować. Proces weryfikacji jest potrzebny, jednak nadmierna kontrola bywa nawet paraliżująca. w skrajnych wypadkach to wygląda tak, ktoś robi jakieś zadanie powiedzmy właściciel firmy i w pewnym momencie dochodzi do wniosku, że chce część zadań delegować.

Wiadomo pierwszy etap delegacji często wymaga zaangażowania obu stron. Ten komu delegujesz będzie wykonywał zadanie, ale na początku musisz przy tym być. Będzie tak za pierwszym, może nawet drugim i trzecim razem, ale w końcu ta osoba wprawi się w wykonywaniu zadania i może robić je samodzielnie. Nadmierna kontrola byłaby wtedy, gdy po roku nadal szef chce być prz wykonywaniu zadania żeby je nadzorować. w rezultacie nadal poświęca swój czas zamiast go uwolnić na nowe zadania.

Jak to wygląda w twoim zespole? Czy dotyczy cię nadmierna kontrola? 

2. Brak możliwości popełniania błędów.

Rozumiemy, że błędy się zdarzają i niosą za sobą konkretne konsekwencje. Dlatego nie można oczekiwać perfekcji, że zawsze wszystko się uda. Nie wystarczy powtarzać sobie, że wszystko musi się udać. Trzeba mieć taką przestrzeń na popełnianie błędów. mówi się o takiej zasadzie dwóch/trzecich. Chodzi w niej o to, że wszystko zajmuje dwa razy czasu niż nam się wydawało i kosztuje często trzy razy więcej niż nam się wydawało. Warto dać sobie przestrzeń na możliwość popełnienia błędu, na możliwość że rzeczy mogą pójść inaczej, niż ci się wydawało.

Jeżeli nie ma tej przestrzeni. Jeżeli każdy błąd pociąga za sobą karę w postaci nagany albo degradacji, wyrzucenia z pracy. Kiedyś w amerykańskich korporacjach były takie trendy, na szczęście z nich zrezygnowano, żeby urządzać “ścianę sławy i ścianę hańby”na których wieszano zdjęcia. Podobno co miesiąc było tak, że pracownicy stawali przy swoich zdjęciach i jedni byli oklaskiwani za osiągnięcia, a z drugich śmiano się i wyszydzano, że trafili na ścianę hańby. 

To jest skrajny przykład na pokazanie że błędy mogą być srogo karane i niedopuszczalne, a sposobów na realizację takiej wizji nie brakuje. Tylko to prowadzi do dysfunkcji a nie polepszenia sytuacji w zespole. 

Pozytywnym przykładem na możliwość popełniania błędów, była reakcja firmy produkującej coca colę. Kiedy wypuszczono nowy produkt, który zupełnie się nie przyjął. Kampania reklamowa była kosztowna, ale okazało się że klienci nie są zainteresowani produktem. Człowiek który był odpowiedzialny za kampanię przyniósł do swojego szefa rezygnację z pracy. Szef odrzucił prośbę i powiedział coś w tym stylu: za dużo pieniędzy zainwestowaliśmy w ciebie, w twój pomysł. Nie pozwolę ci odejść, bo wiem że już więcej takich błędów nie popełnisz. 

Czy brak możliwości na popełnianie błędów dotyka twojego zespołu?

3.Szukanie winnego zamiast rozwiązań.

Oczywiście, nie chodzi o to żeby powtarzać “to niczyja wina”. czasami trzeba przyjrzeć się kto zawinił, ale przyglądamy się po to żeby skorygować zachowanie, by człowiek miał szansę poprawić to zachowanie w przyszłości, a nie po to żeby mu to wypominać, albo manipulować poczuciem winy. Koncentrujemy się na szukaniu rozwiązania. Jest jakiś problem. Kto mógłby go rozwiązać? Jak można ten problem rozwiązać? 

To nastawienie czyni ogromną różnicę.

Używając obrazu z innej dziedziny. Załóżmy, że dzieci w zabawie zrzuciły szklankę na podłogę. Rodzic słysząc hałas może przyjść i powiedzieć: Kto to zrobił? Dlaczego to zrobiłeś…tyle razy ci mówiłam…Można też podejść, zauważyć rozbitą szklankę i zapytać: kto to posprząta?

Można przy okazji porozmawiać z dziećmi, zapytac jak to się stało co można zrobić na przyszłość inaczej. Można oczywiście zapytać kto to zrobił, może potrzebne będą przeprosiny, może dojdziemy wspólnie do wniosku jak to naprawić. Jednak głównie chodzi o to nastawienie, energię jaką wnosimy, czy to jest chęć szukania winnych i ukarania czy raczej chodzi o rozwiązanie i naukę ( nie nauczkę)  na przyszłość.

Jak wygląda to w twoim zespole? Na ile szukasz winnych zamiast rozwiązań? 

4.Brak strategi dla rozwijania potencjału

Ludzie często odchodzą z firmy, bo uważają że nie byli doceniani. Czasami dotyczy to finansów, czasami o ustne pochwały, czasami ktoś ma większe możliwości, ale zakres pracy którą wykonuje nie pozwala mu na wykazanie się nimi.

Czy doceniasz ludzi w swojej firmie w swoim zespole, albo jeśli jesteś częścią zespołu, to czy ty czujesz się doceniany?  Czy czujesz że twój potencjał rozkwita? Jeżeli są kluczowi ludzie w firmie. To moje pytanie na konsultacjach biznesowych które przeprowadzam z przedsiębiorcą brzmi: czy masz ścieżkę kariery przygotowana dla kluczowych ludzi w firmie? Kiedy dostaję zlecenie na zrobienie testów Kompas Kariery dla pracowników, to później przekazuję informację zwrotną dla szefa wskazując na konkretne motywatory, które będą działały na jego pracowników. Na podstawie tych testów można przyjrzeć się czy rzeczywiście w firmie kluczowi ludzie są odpowiednio zadbani. 

Jak oceniasz strategie dla rozwijania potencjału w swojej firmie? 

5.Nie rozmawianie o trudnych kwestiach.

Nie chodzi mi o to że gdy w zespole mamy różne zdania na tematy polityczne to musimy o nich rozmawiać. Mam na myśli trudne sprawy dotyczące zespołu. Kiedy ludzie zamiast rozmawiać o tym co się dzieje uciekają od tematu. Tym się mierzy patologie w relacjach czy rozmawia się na tematy trudne, im więcej jest tematów tabu tym gorzej. Kiedy unikamy takich kwestii, zamiatamy je pod dywan, to prędzej czy później one wyjdą. A porozmawianie o tych rzeczach oczyszcza atmosferę. Nawet jeżeli nie potrafimy od razu znaleźć rozwiązania i na zewnątrz nic się nie zmieni, to już dokonała się zmiana bo zaczynamy uczyć się rozmawiać na ten temat.

Kiedyś o jednej z firm pojawił się bardzo nieprzychylny artykuł w ogólnopolskiej gazecie. Wszyscy w firmie o tym wiedzieli ale nikt nie poruszał tematu. Przełożeni rozwiesili w całym budynku firmy to co o nich napisano. Każdy pracownik otrzymał kopie artykułu. Po czym zebrali wszystkich w małych grupkach i poświęcili pół godziny na to żeby każdy kto chciał mógł podzielić się własnymi odczuciami odnośnie tej sytuacji, czy ma jakieś pomysły co można zmienić, zrobić lepiej na przyszłość? W ten sposób skanalizowano tę energię która powstała w wyniku pojawienia się artykułu. 

A jak wygląda to w Twoim zespole? Czy w Twojej firmie rozmawia się na trudne tematy? Na ile problem nie rozmawiania o trudnych kwestiach dotyczy ciebie?

6.Życie przeszłością, czyli tworzenie mitów. 

Może być taka sytuacja, że firma była świetna kiedyś , ale te lata świetności minęły i już taka nie jest. Czasami ludzie żyją mitami: kiedyś to mieliśmy produkcję, kiedyś osiągnęliśmy duże sukcesy, trzy lata temu byliśmy gazelą biznesu, cztery lata temu napisał o na Forbes, pięć lat temu zajęliśmy drugie miejsce jako firma która ma najlepszą obsługę klienta…” 

To mogły być wspaniałe osiągnięcia, było co świętować, jest co wspominać. Jednak należy zadać sobie pytanie: dlaczego teraz nie jesteśmy Gazelą biznesu? Dlaczego teraz nie jesteśmy w pierwszej trójce firm najlepiej obsługujących klientów? Co się stało w między czasie?

Jak to jest w Twoim zespole, czy firmie? Czy skupiacie się na przyszłości i tym co można zrobić teraz, czy raczej jest myślenie o przeszłości i tendencja do życia mitami? Na ile problem życia mitami dotyka twojej firmy?

7.Nie dokańczanie spraw.

W starożytnej grece wyraz dojrzałość oznaczał dokańczanie rozpoczętych spraw. Bardzo lubię taką interpretację dojrzałości. Jeden z moich znajomych, który już blisko 30 lat mieszka w Stanach Zjednoczonych i regularnie przyjeżdża do Polski, często powtarza: „my Polacy to lubimy się spotkać, pogadać na jakiś temat i myśleć że w ten sposób rozwiązaliśmy problem. Tak nie jest. W ten sposób obgadaliśmy problem.” 

Czasami coś się dzieje w firmie i kierownictwo ustala, że trzeba wprowadzić zmiany. Jednak oprócz ogólnych postanowień trzeba stworzyć strategię: na czym dokładnie ma polegać zmiana? kto za nią odpowiada? jakie mają być rezultat? jak będą weryfikowane? Jakie będą konsekwencje tego co się udało i tego co się nie udało? Po czym poznamy że zmiana się dokonała? To sa proste pytania do tego żeby określić strategię wdrażania zmiany.

Jak jest w Twojej firmie, sprawy są dokańczane czy nie? Na ile w powyższej skali oceniasz że ten problem was dotyczy?

8.Brak zaufania

Zaufanie jest może mało mierzalne ale mocno wyczuwalne. Czasami trudno jest zmierzyć zaufanie, ale kiedy zaufania nie ma to zazwyczaj pojawia się to o czym mówiliśmy w punkcie pierwszym, czyli nadmierna kontrola. 

Podobnie jak potrzebny jest jakiś poziom kontroli, tak samo powinien być jakiś poziom zaufania. Przy czym ten poziom zaufania powinien się zwiększać.  

Jak jest w Twoim zespole? Czy ludzie sobie ufają, czy możesz im ufać?Na ile brak zaufania dotyczy Twojego zespołu? 

Na podsumowanie spójrz na swoje oceny we wszystkich ośmiu punktach. 

1. Nadmierna kontrola
2. Brak możliwości popełniania błędów
3. Szukanie winnego zamiast rozwiązań
4. Brak strategii dla rozwijania potencjału
5. Nie rozmawianie o trudnych kwestiach
6. Życie przeszłością, czyli tworzenie mitów
7. Nie dokańczanie spraw
8. Brak zaufania

 Oblicz jaka wychodzi średnia. Jednak nie tylko o średnią tu chodzi. Analiza tych ośmiu punktów pokazuje co jest dla waszego zespołu największym problemem, z którym potrzebujecie się zmierzyć. 

A może okazuje się że nie ma takiej takiej kwestii, bo wszystko rozwija się prawidłowo i idzie w dobrą stronę. To czas na świętowanie docenianie tego. 

Bywa też tak, że pracując w zespole ludzie mierzą się pewna frustracją, bo ciągle powraca jakiś problem, a chciałoby się go rozwiązać raz na zawsze, żeby nie tracić już czasu. To jest trochę tak jak z myciem naczyń. Można zapytać, po co je myć, skoro pojawiają się nowe? A co będzie kiedy ich nie umyjemy przez tydzień albo dwa? 

W kontekście tych punktów czy można powiedzieć, że są gdzieś idealne zespoły? Pewnie nie, życie jest dynamiczne i każdy zespół się z czymś zmaga. Ale tu nie chodzi o ideał. Jak ktoś kiedyś trafnie zauważył: “ideały są jak gwiazdy, nie można ich dosięgnąć, ale można się nimi kierować.”

Powodzenia!